秘書工作禮儀
大家知道秘書工作需要注意哪些禮儀嗎?下面小編整理相關內容，供大家參考!
秘書工作禮儀【1】
一、握手
1、握手時力度要適中，大家可以練練。
太輕給人以輕視。
太重，也不好。
時間：在心里默數1,2,3,4,5后才緊開手。
二、接待禮儀
1、引導，要走在客人前面。
上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個臺階，不要走的太快。
一步走兩、三個臺階，有的客人尤其是女的，穿著小裙子，走不動，你一下邁兩、三個臺階，她要在后面跑，才能跟上你，會累壞人家的。
2、要讓客人走樓梯的內側。
主人走外側。
所謂內側是繞著中心的一側。
(一)對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。
若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
(二)主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。
客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
(三)接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。
然后向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。
注意送名片的禮儀：
1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。
你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我?”
2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
(四)迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
(五)主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續并將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
(六)將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。
考慮到客人一路旅途勞累，
主人不宜久留，讓客人早些休息。
分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。
二、接待禮儀
接待客人要注意以下幾點。
(一)客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。
請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。
(二)客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。
(三)接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。
1、在走廊的引導方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。
2、在樓梯的引導方法。
當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。
秘書工作的電話禮儀【2】
一、撥打電話時須注意的問題
第一，擇時通話。
通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。
有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象重視、尊重不夠的表現。
設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。
撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。
比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。
嚴格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。
萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪了!”
否則的話對方很可能會厭煩。
再者，就餐時別打電話。
現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。
在現代社會里，盡量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。
如果是撥打國際長途電話，尤其是美國、
歐洲這樣距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。
當然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，但是也要注意把握分寸。
撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。
一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的，在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。
此外，在公眾場所撥打電話實際上是制造噪音污染，除非工作之需，有教養的人一般是不在公眾場所撥打電話的，
秘書人員更應該注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。
第二，簡短通話。
電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。
但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。
當然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，
而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。
撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏：“喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊!你慢慢再猜吧!不對!你再猜!不對!我是誰你都不知道啊?” 好不容易猜對了，又問：“你猜我在干什么?”任何一個有教養的人都是講求辦事效率的人，
都是珍惜時間的人，因為時間就是金錢，時間就是效益，時間就是生命，浪費他人的時間就是浪費他人的生命，所以打電話一定要有時間觀念。
第三，通話內容精練有序。
秘書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。
首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。
接通后要先做自我介紹。
其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。
第四，禮貌掛機。
結束通話后要禮貌地掛機。
首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。
其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。
如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來。
”這就是重復要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明秘書人員訓練有素，不說廢話。
其次，要熟知掛機的順序。
不少秘書人員以為通話完畢應該由對方掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實際上卻行不通。
倘若中國人民大學與北京大學都規定打電話由對方先掛機，那雙方通話時將出現何種狀態?那只能是雙方都永遠不掛機了。
實際上，從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。
對秘書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。
如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。
禮儀與秘書工作的關系【3】
(一)秘書禮儀與秘書輔助領導
輔助領導是秘書的天職，輔助領導的手段多種多樣，禮儀輔助領導是其中之一。
領導是決策者，并依法享有一定的權威，這使領導既沒必要也不可能事必躬親。
領導又因作為一種機構的代表，權力的象征，需要在行事時有相關禮儀的配襯。
秘書的崗位緊貼領導，是直接為領導服務的，由秘書安排各種禮儀事項，自然再順理成章不過了。
禮儀是秘書的常務工作，在輔助領導進行決策的過程中，對禮儀程序作妥善安排，使領導在具體的活動中既體面又掌握主動，是秘書工作者辦事能力的反映。
如A企業的經理與B企業的經理在n企業晤面，秘書事先將有關時間，地點通知對方，并認真打掃好會客室，安排好茶水和午餐，準備好相關文件材料，精神飽滿，態度從容地迎接s企業的經理并將之向n企業經理介紹，使會晤在以秘書為主營造的良好氣氛中進行，
這個開始也許會給整個晤面的結果帶來影響。
禮儀的周到，使人精神放松，心情舒暢，雙方開誠布公，容易促使事情成功或好轉。
在某些重要場合，領導需有些象征性的行為，如剪彩，奠基等，秘書必然要在事先作好準備，將必要的工具裝飾好，地點選定并完滿考慮到在象征性行為完成后領導的合理退場，這種禮儀性的安排，雖屬工作中較瑣碎一面，卻不可不做，而且事雖小卻影響大，為領導個人，
為企業都塑造了形象。
當然，秘書只隱在這些體面的禮儀背后，秘書工作的特性之一是潛隱性。
即使秘書人員代領導前去慰問，拜望某人時，起的也只是禮儀象征的作用。
即使秘書的良好態度和典雅舉止吸引了客人，客人仍記著的是“某公司有個好秘書”，而不是“某秘書在某公司”。
所以，禮儀工作做好了，是在很大的程度上提高了領導的工作效率，實現了領導的威信，至于平時的文書往來，其中涉及到的文書禮儀，包括禮儀性的內容和禮儀套話更是秘書為領導服務，輔助領導決策的一個常規工作，秘書必定要掌握這些知識，并要能嫻熟地運用，
以使自己更好地盡到秘書的責任。
(二)秘書是某個社會組織中專為領導處理各種人際關系的輔助者
秘書工作的特點是跟“人”打交道，無論是他的服務對象一一領導，還是在為領導服務的過程中,要形成的各種關系，歸根結蒂，都是人際關系。
處理好各種不同關系是秘書工作藝術的體現，恰當地運用禮儀來理順關系，對秘書工作總體效益的提高大有幫助。
首先，秘書與領導形成了緊密的固定關系，由于這種關系十分重要，雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心翼翼，而且一覺得不稱心會立刻撒手。
反之，一旦發現配合默契，便越發珍惜和依賴這種關系。
從理論上說來，領導與秘書的關系越緊密，就越富有工作創造力，但在實踐中卻未必如此，關系緊密了，有時也就結成了一種同盟，可能反而有礙甚至破壞企業或國家的利益。
因此，規范領導與秘書的關系，除各種原則制度的保障之外，禮儀自古就有的“別異”作用，仍有現實意義。
禮儀可以幫秘書工作者把準自己的地位，規范自己的行為，不播越，不輕浮，尊重領導權威，尊重領導意見，按正常渠道上情下達溝通信息，同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴。
其次，作為管理層中的中介部門，秘書還要與各職能部門和外部世界聯系溝通，良好的禮儀在溝通中有助于消除隔閡，增進理解。
由于身處領導近旁，會使其他人對秘書有特殊看法，秘書人員這時除了以誠相見之外別無他法，以誠相見不僅是感情的真摯，也包括禮儀的周到。
如尊重對方的地位，理解對方的處境，同情對方的閑難，贊賞對方的成就。
通過這些取得對方的信任，在與外部世界的交往中，禮儀又是一個窗口，從中可以窺得一個單位的精神面貌和經營品質，這是許多社會組織重視禮儀工作的原因之一。
即使在不成功的談判與合作中，堅持有理，有利，有節的原則，從大局出發，從長遠出發，或可以做到買賣不成友情在，或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為。
(三)秘書禮儀與秘書自身提高
禮儀是社會的規范，秘書禮儀與整個社會的文明程度有密切關系。
通過對禮儀的學習和掌握,不僅可以提高秘書工作者個人修養，還可由此推動社會的文明與進步。
由于工作特點，秘書人員的地位特殊，他既在單位內部起聯系溝通作用，又在社會上成為本單位的代表，所以禮儀在秘書人員身上是“全方位”地體現。
首先,秘書人員的個人禮儀應講究。
他是在一個“外向”性的崗位上,與多種對象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒并影響辦公室同事的情緒。
所以許多單位對秘書人員的衣著,飾物,化妝品都有規定。
這種規定,當然不是針對某個秘書人員個人,而是針對秘書這個崗位的。
此外秘書工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動的能力,對在不同情況下的禮儀要求應有較多較完善的掌握。
要在禮儀活動中分清主次,內外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教的文化風俗禮儀習慣有所了解并在實踐中融會貫通。
尤其在21世紀,人類進人了一個新紀元,對許多客觀事物的理解認識上了一個新的臺階,如保護環境,與動物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識結合起來。
倘在給外賓送禮時,把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了。
酒宴上的山珍海味,也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物。
禮儀活動中若缺乏這種現代意識,是會使整個禮儀水平都大打折扣的。
可見,禮儀是一種綜合素質的體現,遠不是懂外語,會電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的。
它的文化內涵十分精深并總是與時俱進的,秘書人員必須不斷學習,不斷提高,才能在禮儀場合游刃有余。
秘書禮儀說大也大—它在秘書的全部工作中占有舉足輕重的地位;說小又小—它總是瑣碎地體現在細枝末節上。
研究這個問題,以促進秘書工作水平的提升,對我國加人世界貿易組織后進一步與世界交往,與國際接軌,迎接新一輪國際挑戰是很有幫助的。
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