公司管理檔案的制度

時間：2024-10-04 21:48:10 制度

公司管理檔案的制度范文

　　為加強公司檔案及文件管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，需要對檔案做好管理。

公司管理檔案的制度范文

　　一、公司管理檔案的范圍及管理權限的劃分

　　1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件：

　　(1)公司設立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

　　(2)業務來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯系函件等);

　　(3)政府、項目批文、合同;

　　(4)上級機關發來的本公司有關的決定、決議、指示、命令、條列、規定、計劃等文件資料;

　　(5)公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項文件流程、公司決定等);

　　(6)工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

　　(7)公司月度、年中、年度工作計劃;

　　(8)公司簽訂的各類合同;

　　(9)公司有效證件、印章;

　　(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄等;

　　(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;

　　(12)其他具有法律效益力及保護價值的文件。

　　(13)各項目相關資料分類存放。

　　2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：

　　(1)報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表等;

　　(2)相關業務單位函件管理;

　　(3)公司媒體宣傳資料;

　　二、公司檔案管理準則

　　1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負責人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進行督促和指導。設立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。

　　2、了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的規范范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　3、認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每極度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢。

　　4、承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記。

　　三、檔案管理、歸檔文件整理

　　1、部門以公司名義制作的規劃規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、項目方案等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

　　2、歸檔時限

　　各部門專職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。

　　3、歸檔文件的整理

　　1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。

　　2) 歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復放在一起。

　　3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。

　　4) 不同年度的文件分開存放。

　　5) 合同按內分開，分別分為工程合同、設計合同、申元合同、申德合同。

　　四、檔案的銷毀

　　1、個人非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、對于多余、重復、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經理批示后執行。

　　五、檔案保管

　　1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;

　　2、保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作，門窗應結實牢固。

　　3、隨時對檔案進行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和復制。

【公司管理檔案的制度】相關文章：

最新物業公司檔案管理制度03-26

公司安全檔案管理制度（精選10篇）05-08

安全檔案管理制度05-06

公司企業工人檔案管理制度（通用7篇）03-16