關于商務英語初級考試商務信函的步驟
Business Correspondence(2) 商務信函(2)
對于母語不是英語的人來說，用英語在信中流暢、清晰地表達自己的想法并非易事。那么我們怎樣才能更好地書寫信函呢?下面書寫商務信函的7個步驟會幫助我們解決問題：
1. Write down your aim. 寫下發信的目的。
2. Assemble all the relevant information. 搜集所有的有關資料。
3. Arrange the points in order of importance. 按重要性的順序安排要點，決定哪些是可以省略的觀點。
4. Write an outline in note form. 以筆記的形式寫出一個綱要。
5. Write a first draft. 寫出第一稿。
6. Revise your first draft by considering these questions: 通過考慮這些問題修改草稿。
information: 材料，是否包括所有要點。
English: 英文，語法、拼寫和標點是否正確。
Style: 風格是否吸引人，是否簡潔。
7. Write or type your final version. 寫出或打印最后成稿。
下面讓我們具體地學習如何書寫商務信函，請大家在傾聽講解時，注意信函中連接詞的用法，以及信函的各種結尾方式。
本課的重點單詞和句型
since 既然……;由于……
now that … 既然……
due 到期的，應當的
be due to 因為，由于;預定……
appreciate 感激
at your earliest convenience. 盡早……
without delay 立即… …
as soon as possible 盡快……
hear from sb 收到某人來信
在上一課中，我們接觸到了Fish先生詢價信的上半部分，并學習了商務信函的主題和開頭，下面我們就來看看Fish先生是怎樣書寫信件的內容和結尾的。 首先讓我們再來熟悉一遍這封詢價信：
HERITAGE FINANCE LIMITED
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the
above-mentioned contract. Details of the contract are
attached.
Since the work is due to start in December, we would
appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely
Signature
J Fish
Corporate Finance Manager
在正文的第二段，Fish 先生對報價的時間提出了進一步的要求，他說：
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
(由于工作將于12月份展開，我們希望您能盡快答復。)
這里，Fish 先生用了since(既然……;由于……)來連接整個句子，使句子讀起來更通順。
注意，英文書信和中文信件一樣，也講究句與句之間要"承上啟下"。 比如，連接因果關系的句子除了上文提到的since外，還有連詞：
because(因為……), as(因為……), now that …(既然……)，例如：
There was a delay because we had some technical problems.
延期是由于技術上的問題造成的。
另外，我們還可以用介詞詞組來表示因果關系，例如上面這句話還可以用because of 或者due to 來表示：
There was a delay because of (due to) some technical problems. (請大家閱讀"妙連句子")
due to在這兒是"因為，由于"的意思。不過，細心的你一定發現了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果關系，而是表示"預定"。我們再來看一個表示"預定……"的句子：
The work is due to start in December.
工作預定在12月份開始。
其實due可是一個"多面手"，除了上面的詞組due to 外，它本身還能作"到期的，應當的"。
比如去銀行時，我們得特別注意出納員(the teller)所說的due一詞： 要是她說：
The bill of exchange is due on the first of next month.
(這張匯票下月一日到期。)
這時，我們就必須在下個月之前承兌匯票。
當你發出信件后，自然希望能很快收到對方的回復。那么，你該如何在信中禮貌地表達這一意思呢?我們先來看Fish 先生是怎么寫的吧：
We would appreciate a reply at your earliest convenience.
我們希望您能盡快予以答復。
這是一個非常禮貌，而且有效的句子，值得你認真記憶。
這里，Fish 先生用at your earliest convenience.(盡早……)，表示急需得到回復。
而without delay(立即…)和…as soon as possible(盡快……)也可以在信中表達渴望得到回復的急切心情。
另外，句中appreciate表示"感激"，我們還以用其它表示感激之情的詞匯來替換它，如：
I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.
當然我們還可以換一種方式：
I look forward to hearing from you.
詞組hear from sb.是"收到某人來信"，而這里的to 是介詞，后面一定要跟名詞或者動名詞
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