商業(yè)信函的寫作要求2015
商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確，不隱不曲。商業(yè)信函的寫作要求是：
1)主題突出，觀點(diǎn)明確
商業(yè)信函是為開展某項(xiàng)商業(yè)業(yè)務(wù)而寫的，具有明顯的目標(biāo)。信文內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞這一目標(biāo)展開，不要涉及無關(guān)緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向?qū)Ψ教岢龅膯栴}要明確，回答對(duì)方的詢問也要有針對(duì)性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業(yè)信函往來涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任，所談事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，交待清楚。例如答復(fù)對(duì)方訂貨要求時(shí)，必須將供應(yīng)商品的規(guī)格、性能、供貨日期、價(jià)格與折扣條件、交貨方式、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。
2)面向?qū)Ψ?/strong>
為促進(jìn)雙方經(jīng)銷往來，信函應(yīng)給對(duì)方一個(gè)好的印象。因此，在寫信之前，要設(shè)身處地想一想：對(duì)方的需要：對(duì)方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對(duì)方的需求，還要考慮對(duì)方的地位、身份、專業(yè)知識(shí)、文化程度，接受能力等，使對(duì)方正確理解信中所談內(nèi)容。
態(tài)度誠懇是指信文內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時(shí)即使對(duì)方提出的要求不能接受，也應(yīng)用委婉地語氣加以解釋，以求保持良好關(guān)系，不致?lián)p害以后的買賣來往。
3)實(shí)事求是，謙恭有禮
經(jīng)商往來要求實(shí)事求是，遵守職業(yè)道德，維護(hù)企業(yè)與個(gè)人的信譽(yù)，不得蓄意欺騙對(duì)方或設(shè)下圈套誘使對(duì)方上鉤，以謀求不正當(dāng)利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對(duì)方，講究文明禮貌。例如，收到對(duì)方來函，應(yīng)盡快給以答復(fù)，拖延回信的做法是不禮貌的。
4)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合
結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，要做到這一點(diǎn)應(yīng)在動(dòng)筆之前，首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結(jié)構(gòu)松散，首尾脫節(jié)。
商業(yè)信函的特點(diǎn)是開門見山�？稍谛诺拈_頭直接進(jìn)入主題而不落俗套。在信的結(jié)尾可提出各種希望等。
5)語氣平和，用詞準(zhǔn)確
為了達(dá)到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業(yè)信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。
用詞要準(zhǔn)確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確，常常會(huì)使對(duì)方引起誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟(jì)損失。例如提請(qǐng)對(duì)方供貨時(shí)，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣，報(bào)價(jià)不能籠統(tǒng)地說“合理價(jià)格”或“市場(chǎng)價(jià)格”，而應(yīng)說明具體價(jià)格為多少，用何種貨幣，怎樣結(jié)算，有沒有各種附加收費(fèi)，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復(fù)對(duì)方的來信，最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號(hào)，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等，因?yàn)閬硇趴赡懿恢挂环狻?/div>
此外，信文用字應(yīng)規(guī)范化，還要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
6)清楚簡(jiǎn)潔，注意修辭
信文內(nèi)容與形式都要做到清楚簡(jiǎn)潔。做生意講求效率與節(jié)省時(shí)間。清楚簡(jiǎn)潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。
商業(yè)信函以實(shí)用為宗旨，它不象文學(xué)作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會(huì)影響意思的表達(dá)和信息的交流。
最后要養(yǎng)成寄信前至少檢查一遍的習(xí)慣。除核實(shí)內(nèi)容是否完整、事實(shí)是否準(zhǔn)確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對(duì)方理解和接受，經(jīng)過檢查認(rèn)為滿意后，再簽名寄出。
××敬上
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