會議記錄應注意哪些問題

時間：2022-10-01 02:12:03 會議記錄

會議記錄應注意哪些問題

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會議記錄應注意哪些問題

　　會議記錄有哪些常見問題?

　　記錄的質量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問題。另外，還有記錄的內容與商討的內容不符的問題。

　　我曾經兩次經歷過乙方發過來的會議記錄內容與我們在會議上做的決定完全相反。這當然是往對乙方有利的方向反，不是對我方有利的方向反。那兩份會議記錄，格式專業，行文妥帖，標準的商務英語調調，看起來很舒服。要是我沒有逐字逐句認真看的話，其中的出入根本發現不了。

　　還有些問題不是出在會議記錄本身，而是對會議記錄的管理方式不當。有的公司或者團隊會議記錄一大堆，但沒人負責監督跟進。只打雷不下雨，很多事情不了了之。還有的公司缺少一個完善的會議記錄保存系統，當出了什么事需要找出某個會議記錄以資查證時，怎么也翻不出來，一幫項目人員只能干瞪眼干著急。

　　當你了解到會議記錄的重要性之后，就不會再把它看作無足輕重的小事。

　　會議之前，該做哪些準備?

　　真正會做會議記錄的人，懂得從開會前就進入角色。他會盡可能地了解會議信息，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等。做足準備功夫，才能充分地理解會議內容、準確地抓住會議重點。然后，他在紙上預先寫下記錄框架，以便做記錄時有的放矢，不會顧此失彼一片忙亂。

　　下面的框架內容供各位參考：

　　開會的日期、時間和形式

　　有什么人參與，誰是主持?

　　開這個會是要探討什么問題?

　　問題的形式和現狀是怎樣的?

　　提出什么解決方法或觀點?

　　達成什么共識?

　　還存在什么問題?

　　后續工作如何開展?

　　誰負責什么事，需在何時完成?

　　下次的開會時間?

　　會議之中，該如何記錄?

　　當參會者陸續進入會議室，或者撥通電話上線時，記錄者應該把之前準備好的名單拿出來逐一核對。要是發現其中有些不認識的人，就要請會議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰是誰，對接下來的記錄工作很有幫助。

　　不要試圖逐字逐句記下人們在會上說過的話，根本沒這個必要。會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和作出的決定，不是如實反映什么人說了什么話的口供筆錄。

　　及時在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關內容，不要等到會議結束后再去回憶。這個框架的作用就在于提醒你記錄的重點，避免遺漏關鍵信息。

　　會議結束后，該如何整理筆記?

　　會議結束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒弄清楚的地方要趕緊找相關人等問個究竟。然后，根據所在公司的標準模板或者行文習慣，把筆記整理成一篇語句簡潔、條理清晰的記錄文稿。

　　記錄整理完畢，先不要急著群發出去，要先交給會議主持人過目。確定沒有遺漏或錯誤之后，再把記錄發給與會者和其他相關人士。

　　然后，把會議記錄中需要跟進處理的事項記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務管理器，注明或設置預訂完成時間，定期檢查工作進度。

　　最后，把會議記錄存入檔案，并建立或者修改相關索引，以便日后查找調用。

　　當你完成上面的步驟之后，人們花在這個會議上的時間和精力才不會白白浪費。

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