合同檔案管理制度

時(shí)間：2024-09-10 06:57:32 合同

合同檔案管理制度

　　在人們的法律意識不斷增強(qiáng)的社會(huì)，合同出現(xiàn)的次數(shù)越來越多，它也是實(shí)現(xiàn)專業(yè)化合作的紐帶。那么問題來了，到底應(yīng)如何擬定合同呢？下面是小編幫大家整理的合同檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

合同檔案管理制度

　　合同檔案管理制度篇1

　　1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。

　　2、保存的.合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　3、合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

　　4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。

　　合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

　　7、合同文檔必須專人負(fù)責(zé)管理。

　　合同檔案管理制度篇2

　　1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

　　3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　合同檔案管理制度篇3

　　合同檔案管理應(yīng)著眼于全局

　　有別于普通文書檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，不可能指望它會(huì)像普通文書檔案那樣按時(shí)、定期送上門來，稍不留心，就會(huì)出現(xiàn)遺漏。

　　因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使合同檔案及時(shí)、完整地歸檔有了制度保證。

　　在實(shí)際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今后可能出現(xiàn)的該合同的各種相關(guān)或補(bǔ)充材料留下余地。

　　在提供檔案合同利用時(shí)，可以及時(shí)主動(dòng)地提供相關(guān)材料上門服務(wù)。

　　總而言之，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，進(jìn)而發(fā)揮應(yīng)有功效，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

　　收集應(yīng)及時(shí)

　　這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文本簽字儀式都應(yīng)到場，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時(shí)收集歸檔。

　　對于其他相關(guān)的合同材料已經(jīng)履行過程中當(dāng)事人之間所有有關(guān)合同內(nèi)容的意思表達(dá)信件、催告函件等，也應(yīng)采取隨時(shí)收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。

　　收集范圍應(yīng)注意全面與準(zhǔn)確

　　通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，我們可以知道，人們對合同檔案的'全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高很多。

　　這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益。

　　提供利用應(yīng)注意規(guī)范

　　鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時(shí)，除特殊情況時(shí)一般不應(yīng)提供合同文本原件，而是提供復(fù)印件，既方便了利用又減少了磨損，同時(shí)對合同檔案的查閱也應(yīng)制度化，對于事關(guān)單位機(jī)密的合同檔案應(yīng)采取保密措施，以免泄露單位機(jī)密。

　　檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動(dòng)

　　要做好檔案合同的管理工作，離不開業(yè)務(wù)部門的合作與支持。

　　同時(shí)，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補(bǔ)充協(xié)議等及時(shí)歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)督促。

　　還應(yīng)大力宣傳合同檔案的重要意義與相關(guān)的法律知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。

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