合同管理臺賬

時間：2022-10-05 19:48:30 合同

合同管理臺賬范本

　　合同臺賬就是用表格的方式將日常合同中的一些信息進行登記、編號,與合同歸類存檔相配合,方便日常的查找以及信息查詢，來看下面的內容：

合同管理臺賬范本

　　合同管理臺賬范本【1】

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為加強和細化合同臺賬資料，規范企業各類合同臺賬的管理，根據《宏信(鄭州)有限公司合同管理制度》和《宏信(鄭州)有限公司合同分類編號規則》，特制定本辦法。

　　第二條原則

　　凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬,按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進行整理。

　　第三條適用范圍

　　本規則除特別指明外，適用于：

　　一、宏信(鄭州)置業有限公司合同管理制度和《宏信(鄭州)有限公司合同分類編號規則》所涉管理業務范圍內的合同;

　　二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務部審查的合同。

　　第四條定義

　　各承辦部門所確定的管理人員負責的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。

　　第五條組織和職責

　　一、各承辦部門是本制度的主導部門，負責確定人員，負責合同文檔管理，負責文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。

　　二、公司法務部門負責在該過程中，協助各承辦部門對合同登記臺賬的管理工作，進行指導和檢查。

　　第二章具體實施

　　第六條登記模式

　　合同臺賬采用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。

　　第七條總分臺賬的具體登記主體

　　一、合同總賬登記

　　1、開發公司由本公司綜合部負責管理登記;

　　2、新星建筑公司由本公司綜合部負責登記管理;

　　3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負責登記管理;

　　4、物業公司由總經理助理負責登記管理;

　　5、財務中心由本中心工程服務部負責登記管理;

　　6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。

　　二、部門、項目臺賬管理

　　1、開發公司分別由本公司各部門經理、總工程師登記管理;

　　2、新星建筑公司分別由本公司各部門經理或項目經理登記管理;

　　3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經理登記管理;

　　4、物業公司由本公司總經理助理或項目主任負責登記管理;

　　5、財務中心由中心各部門經理負責登記管理;

　　6、行政中心由本中心各部門經理負責登記管理。

　　第八條合同臺帳應包括以下內容：

　　(一)合同名稱;

　　(二)合同主體、簽約方名稱;

　　(三)合同實質內容(含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項);

　　(四)合同履行情況(有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間);

　　(五)合同承辦部門、承辦人;

　　(六)合同簽訂時間;

　　(七)其他應當記載的重要內容。

　　第九條合同臺帳應附以下資料：

　　1、合同正本或副本;

　　2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的復印件;

　　3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

　　4、合同相對方報價單、補充合同、會議紀要、往來函電;

　　5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。

　　6、有關的重要資料。

　　第十條登記時間

　　各部門的登記管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查。

　　第十一條資料補充

　　各承辦部門的合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料。

　　第十二條合同登記編號規則和移交

　　本辦法所涉及的合同文檔以《宏信(鄭州)有限公司合同分類編號規則》所規定的辦法進行分類編號。

　　移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。

　　合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。

　　以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

　　第十三條本規則作為《宏信(鄭州)有限公司合同管理制度》和《宏信(鄭州)有限公司合同分類編號規則》的支持文件。

　　第十四條本辦法發布后提交審查的合同一律適用本辦法。

　　第十五條各公司可根據經營管理需要，增加有關表格和完善內容，如不適用，請將管理辦法報公司備案。

　　第十六條支持文件：《宏信(鄭州)置業有限公司合同管理制度》和《宏信(鄭州)有限公司合同分類編號規則》。

　　第四章附則

　　第十七條實施細則

　　本制度的未盡事宜，由各部門補充，提請董事長、總經理批準后實施。

　　第十八條解釋修改廢除

　　本制度的解釋權屬法務部，修改、廢除權屬公司董事長辦公會。

　　第十九條實施時間：本制度實施時間為2013年4月10日。

　　合同管理臺賬范本【2】

　　第一條為保證合同臺賬資料完整、統一，規范企業各類合同的管理，有限公司《合同管理制度》特制定本辦法。

　　第二條凡以有限公司的名義簽訂的合同，均應由合同經辦部門依照本辦法建立合同臺賬(見附件1)，并同時向公司法務部門備案，涉及到款項收付的還應同時向財務部門備案。

　　備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同復印件提交相關部門。

　　第三條合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案手續，協助法務部門和財務部門對合同管理和履行工作進行指導、檢查、監督。

　　第四條合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。

　　第五條合同臺帳應包括以下內容：

　　1、合同名稱;

　　2、合同主體;

　　3、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);

　　4、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

　　5、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

　　6、其他應當記載的重要內容。

　　第六條合同臺賬應附以下資料：

　　1、合同副本;

　　2、對方加蓋公章的企業法人營業執照等《合同管理制度》中規定對方應提供的資料的復印件;

　　3、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明; 4、補充合同、會議紀要、往來函電;

　　5、其他與合同有關的重要資料。

　　第七條合同履行過程中發生變更、中止等情形的，合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明，并報法務部備案。

　　如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的，同時報財務部門備案。

　　第八條合同臺賬管理人員、法務人員、財務人員，有權對備案合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正

　　或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。

　　第九條使用或借用合同臺賬資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換;辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺賬管理人員。

　　若違反前款規定給企業造成不良后果，將追究相關責任人責任。

　　第十條本辦法由法務部、首辦共同制定并負責解釋。

　　第十一條

　　本辦法自頒布之日起執行。

　　附件1

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