人事檔案管理問題及對策的論文
人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業單位來講，人事檔案集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經歷，政治狀況、業務狀況，具有集合性、認可性、真實性、機密性、現實性、權威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關的人事信息數據支持。
一、基層單位人事檔案管理存在的問題
1、人事檔案材料內容失真
真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復、不真實等問題。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，甚至對人員的調資、定職、離退休等工作均造成了極大的負面影響。
2、人事檔案案卷質量低下
不少單位的人事檔案沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現象；許多干部的檔案除個別，因調動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應近期表現的材料。
3、人事檔案交接不規范
首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現檔案責任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理；再次是檔案監交工作不嚴格。而有些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
4、人事檔案管理技術落后
目前，我國人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，技術落后，盡管耗費了大量的時間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據調查統計，在全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調等設備的庫房也只占7%左右，大多數都沒有計算機等現代技術設備，多是手工操作，技術手段極為落后。
二、加強人事檔案管理的措施
1、注重人事檔案材料收集
隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴格的要求。對此，檔案管理者應及時收集、認真整理有關的檔案資料，并認真細致的進行鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據。對個別手續不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準確性、真實性和權威性。只有及時的對材料進行補充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應干部德、能、勤、績的全貌。
2、完善人事檔案管理制度
要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
3、運用信息化管理手段
實現人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存。根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。
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